發布時間：2022-01-06
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各稅務師事務所：
根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定及中國注冊稅務師協會出臺的有關規范指引，結合稅務師行業的實際，江西省注冊稅務師協會制定了《稅務師行業涉稅專業服務業務檔案宗卷規范指引》（試行）,現印發給你們，請依照執行。
在執行中遇到的問題和意見，請及時向省稅協反映。
江西省注冊稅務師協會
2021年12月30日
稅務師行業涉稅專業服務
業務檔案宗卷規范指引（試行）
第一章 總 則
第一條 為規范稅務師行業從事涉稅專業服務業務的各種材料（資料）收集、整理、立卷、歸檔工作，加強稅務師行業業務檔案宗卷管理，有效地保護利用業務檔案，為涉稅工作提供有效服務，促進行業規范化建設，根據《中華人民共和國檔案法》和中國注冊稅務師協會（以下簡稱“中稅協”）《稅務師行業涉稅專業服務規范（試行）》等有關規定，特制定本指引。
第二條 稅務師行業涉稅專業服務業務檔案管理應當適用本指引。
第三條 業務檔案是各稅務師事務所如實記載從事涉稅專業服務過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。業務檔案是每項業務檔案宗卷的統稱。
第四條 收集整理業務檔案宗卷應實現下列目標：
（一）對涉稅專業服務過程進行記錄，作為支持業務結論或意見的依據;
（二）對涉稅專業服務有關證據進行有效收集整理，證明涉稅服務人員遵照執業規范執行了相應程序;
（三）規范記載涉稅專業服務實施情況,為評價或檢查執業質量提供依據；
(四）規范記載涉稅專業服務實施情況，為防范職業風險和規避稅務師事務所及涉稅專業服務人員法律責任提供依據。
第二章業務檔案基本要求
第五條 稅務師事務所承辦涉稅專業服務應當建立業務檔案管理制度。
第六條 稅務師事務所及其涉稅服務人員在從事涉稅專業服務過程中，應當符合有關執業規范和本指引第七條至第九條的基本要求，為創建優良的業務成果、優秀的業務案例和優質的業務檔案及規范業務檔案管理奠定基礎。
第七條 稅務師事務所及其涉稅服務人員在從事涉稅專業服務過程中，應當按照真實性、合法性和完整性原則，根據涉稅專業服務的目標，取得并歸集與涉稅專業服務事項有關涉稅材料（資料），做到事實清楚、證據充分。必要時應由委托人出具對原始材料（資料）的真實性、合法性和完整性進行保證的聲明書或承諾書。不得在事實不清、證據不明的情況下作出結論、出具報告（意見），不得出具不符合實際、不符合政策、甚至虛假的報告（意見）。
第八條 稅務師事務所及其涉稅服務人員在從事涉稅專業服務過程中，應當做到適用法律、法規和規章以及規范性文件（以下統稱“法律”），尤其是稅收法律、法規和規章以及規范性文件（以下統稱“稅法”）準確，既要符合實體法，又要符合程序法；既要注意“上位法優于下位法”，又要注意“新法優于舊法”，并列明與委托目標直接相關的法律或稅法文號、條款，避免給委托人及稅務師事務所及涉稅服務人員帶來法律風險。
第九條 稅務師事務所及其涉稅服務人員在從事涉稅專業服務過程中，應當根據涉稅專業服務的內容和性質履行規定的程序（如質量復核程序），完善必要的手續（如簽名蓋章），以確保業務歸檔材料（資料）的合法性和完整性。
第十條 涉稅服務人員在編寫委托合同（委托協議、業務約定書）、業務計劃和業務報告等文字材料時，應遵守文體規范，符合文體格式；遵守語法規范，表述準確，層次分明，條理清晰；遵守邏輯規范，合乎邏輯，結論明確。
第十一條 稅務師事務所及其涉稅服務人員應在涉稅專業服務業務完成(提交業務成果)后90日內，對簽訂的委托合同（委托協議、業務約定書）、工作底稿、業務記錄、業務成果等有關材料（資料）進行收集整理、歸類、裝訂、立卷、歸檔、按期保管。
第三章業務檔案整理
第十二條 業務檔案宗卷應當本著誰代理誰立卷的原則，原則上由項目部門會檔案管理部門協同做好業務檔案宗卷收集整理工作。按照不同委托人不同委托業務分別歸整，對同一委托人不同的委托業務，應分別歸整業務檔案宗卷，按年度、一卷一號原則立卷。
稅務師事務所應當建立立卷歸檔工作責任制，分別明確項目部門及檔案管理部門業務檔案管理的職責等。
第十三條 業務檔案宗卷應當按照以下內容及順序排列：
（一）涉稅專業服務業務委托合同（委托協議、業務約定書）；
（二）涉稅專業服務業務計劃；
（三）涉稅專業服務形成的工作底稿、業務記錄；
（四）業務成果及委托人對業務成果的簽收單或回執等；
（五）委托人的基本情況資料及有關法律性資料；
（六）委托人承諾聲明；
（七）其他相關涉稅服務業務資料。
第十四條 稅務師事務所及其涉稅服務人員在確定承接或保持業務時應當與委托人簽訂業務委托合同（委托協議、業務約定書），一般包括如下要素：⑴委托原因和背景、委托人的需求；⑵服務目標；⑶適用的稅收法律標準；⑷服務程序；⑸服務成果體現形式、提交方式和時間；⑹業務收費時間、方式和金額；⑺雙方的權利和義務；⑻違約責任；⑼簽訂雙方簽名蓋章；⑽簽訂雙方認為應約定的其他事項等。
第十五條 業務計劃是指稅務師事務所在承接業務或簽訂協議過程中，根據實施委托事項的需要制定的業務實施計劃。一般包括總體業務計劃和具體業務計劃。總體業務計劃一般包括：⑴委托人基本情況；⑵對涉稅專業服務的風險評估；⑶業務項目組成員；⑷涉稅專業服務工作進度及時間；⑸其他相關內容。具體業務計劃一般包含擬執行的服務程序及具體工作流程等。
第十六條 工作底稿是涉稅服務人員在涉稅專業服務過程中形成的反映執業過程、支撐涉稅專業服務業務成果的事實根據、法律依據等記錄編制形成的相關資料。
工作底稿和業務記錄是構成業務檔案宗卷的組成部分，反映稅務師事務所的業務質量控制過程。一般包括：⑴涉稅專業服務項目名稱；⑵委托人及其指向第三人名稱；⑶項目所屬期間或截止日；⑷工作底稿名稱和索引；⑸服務過程和結果的記錄；⑹相關證據；⑺與客戶交換意見記錄；⑻工作底稿編制人、復核人簽名和編制日期；⑼其他說明事項。
第十七條 業務成果是指稅務師事務所通過業務實施活動形成的實現涉稅專業服務目標的報告、意見、建議及相關材料。稅務師事務所和涉稅服務人員在履行內部復核審批程序及簽章手續，即有擬稿人、核稿人、復核人（簽署復核意見）、審批人（簽署審批意見）簽名并加蓋單位印章后，形成業務成果，送達委托人并取得業務成果簽收單或回執等。其他形式業務成果，按照雙方約定，履行相關手續。
業務成果具體內容可根據業務性質和業務需求調整增減，一般包括：⑴標題；⑵編號；⑶收件人；⑷引言或前言；⑸業務背景；⑹業務實施情況；⑺結論；⑻特殊事項；⑼稅務師事務所及其涉稅服務人員簽名蓋章；⑽出具日期；⑾業務成果說明及其附件等要素。
第十八條 涉稅服務人員可以采取列示資料清單、問卷調查、現場訪談等方式，取得并歸集相關涉稅材料（資料），一般包括如下內容：⑴委托人基本情況、經營情況及財務狀況；⑵內部控制制度文件及執行情況記錄；⑶財務會計制度及財務會計報表及其說明材料；⑷稅務風險管理制度及納稅申報資料；⑸所有交易均已記錄并反映在財務報表中的書面聲明；⑹與納稅事項有關的合同、協議及憑證；⑺以前年度受到稅務機關檢查處理、處罰資料；⑻內外部的年度審計報告及相關資料；⑼享受稅收優惠等備案事項相關資料；⑽第三方提供的與涉稅服務相關的報告、數據；⑾稅務機關要求報送的其他有關證件、會計核算資料和納稅資料；⑿其他需要歸集的與涉稅服務有關的涉稅資料。
第四章 業務檔案歸集
第十九條 稅務師事務所及其涉稅服務人員應按照合法性、真實性和完整性原則，凡收集歸檔材料（資料）應當在宗卷裝訂前對其格式及其相關要素和文檔簽字、蓋章等相關手續完備情況按照中稅協《稅務師行業涉稅專業服務規范（試行）》要求進行認真審核，對不符合要求的，應當及時糾正。應當做到查遺補漏、內容完整、格式合規、要素齊全、手續完備。
第二十條 紙質業務檔案裝訂前歸檔材料（資料）的基本要求：
（一）每宗業務檔案宗卷應當做到材料（資料）完整、齊全，頁數要全、排序正確。
（二）文檔字跡材料必須是耐久的或者比較耐久的碳素墨水、黑色油墨、彩色油墨、藍黑墨水、印泥、激光打印、油（膠）印。
（三）凡不符合上述字跡要求的材料裝訂前應當進行復制。復制件的制作方法有復印機的復制件和手工眷寫的抄件等。采取復印機制作復制件，復印時墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，以免粘連。
（四）凡是采用電腦噴墨打印、色帶打印及熱煬的文檔，不宜長期保存，必須進行復制后才能歸檔。
（五）工作底稿一般應當有印證問題附件或針對問題的備注說明書一并立卷歸檔。
（六）凡破損的文檔，應當進行修裱、修補。
（七）裝訂前，應去除歸檔材料（資料）上留存的易銹蝕的金屬物，如訂書釘、大頭針等。
第二十一條 電子業務檔案立卷前電子材料（資料）的基本要求：
（一）保存與紙質材料（資料）內容相同的電子材料（資料）時，應當與紙質材料（資料）之間，相互建立準確、可靠的標識關系。
（二）在“無紙化”計算機辦公系統中產生的電子材料（資料），應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。
（三）用掃描儀等設備或軟件等獲得的電子材料（資料），收集時應注意將相關軟件一并保存，以保證參數準確、數據完整。
（四）具有保存價值的電子材料（資料），應當適時生成紙質文件等硬拷貝并進行歸檔。
第五章 業務檔案立卷
第二十二條 紙質業務檔案宗卷采取左側“三孔一線”或膠裝等訂本方式逐一裝訂成冊(卷)。應當做到卷頁整潔、按順序編號、不掉頁、不倒頁、不壓字，以免妨礙閱讀。
第二十三條 紙質業務檔案宗卷裝訂前歸檔材料的取齊方式，采取左側裝訂，按左、下對齊。
裝訂歸檔材料的紙張幅面的規格統一為A4型，不符合A4型的應當進行修整。
（一）歸檔材料有A4型和16開型文檔時，只要不影響側面裝訂，可不作修整，左、下側取齊即可。
（二）超大型紙張，如報表等，其修整方法：以A4紙張為標準，按取右、下側的方式進行逐頁折疊，但要盡量注意折疊次數，同時折痕處應盡量位于字跡之外。
（三）超小型紙張，如介紹信、發票等，其修整方法：以A4紙張為襯托，按取右、下側的方式進行逐張階梯式粘貼。
第二十四條 紙質業務檔案宗卷封面、卷內文檔目錄（索引）和編頁號要求:
（一）業務檔案宗卷封面統一采用160克以上的皮紋紙。
（二）業務檔案宗卷編頁號是以確定為一宗的歸檔業務宗卷為編號單位，對每宗卷各頁號碼的編制。編頁號以業務檔案中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計，兩面有字的兩面編號。使用頁號打碼機編號，頁號編在文檔正面的右上角和文檔反面的左上角。
（三）業務檔案宗卷內文檔目錄（索引）是以確定為一宗的歸檔業務檔案宗卷統一編制目錄,以宗卷內容為主線注明所在頁號，內容排列應當與目錄（索引）順序及頁碼相一致，以便查閱。如“××委托合同……（1）”。
第二十五條 裝訂成冊的紙質業務檔案宗卷由封面、目錄（索引）、卷內文件材料（資料）、封底組成。對歸檔宗卷，按年度順序、業務類別、保管期限等排列編號。
第二十六條 紙質業務檔案宗卷的封面應當標明：委托人全稱、涉稅業務全稱、涉稅業務起止日期、檔案宗卷編號、保管期限、編制日期、冊數和頁數、編制單位（××稅務師事務所或××稅務師事務所有限公司）等信息（見附件2）。業務檔案宗卷的檔案盒封面和側封標明：檔案宗卷編號、委托人全稱、涉稅業務全稱、編制日期、保管期限等信息。
單項業務檔案宗卷材料（資料）過多時可分冊立卷，同時在每冊宗卷的封面注明“共×冊，第×冊”。
第二十七條 電子業務檔案宗卷封面、卷內文檔目錄（索引）和編頁號要求:
（一）電子業務檔案宗卷的封面，參照第二十六條規定標明：委托人全稱、涉稅業務全稱、涉稅業務起止日期、檔案宗卷編號、保管期限、編制日期、冊數和頁數、編制單位（××稅務師事務所或××稅務師事務所有限公司）等信息。
（二）電子業務檔案宗卷內文檔目錄（索引）、編頁號參照第二十四條編制。
第二十八條 存儲電子業務檔案的載體或包裝盒上應當貼有標簽，標簽標明：電子檔案宗卷編號、委托人全稱、涉稅業務全稱、編制日期、保管期限、硬件及軟件環境等。
第二十九條 歸集完整后應當立卷保存的材料（資料），應經質控人員或項目負責人檢查歸檔材料（資料）的真實性、有效性和完整性并簽署意見后，移交檔案管理部門歸檔。移交部門（人員）和檔案管理部門（人員）移交歸檔宗卷時應做好登記，雙方簽字。
檔案管理部門（人員）在接到要求歸檔的業務檔案宗卷時，應當對業務宗卷內容進行檢查。主要檢查內是容否完整、排序是否恰當；重點檢查簽發記錄是否完備；委托合同（委托協議、業務約定書）、報告正文、委托人聲明書、三級復核表是否均具備并已簽字蓋章，等。
第六章 業務檔案保存
第三十條 收集整理成型的紙質業務檔案宗卷裝訂后要及時裝入檔案盒（詳見附件1），填寫檔案盒背脊、填寫備考表（或備查表），按檔案管理要求造冊移交檔案室統一保存管理。
第三十一條 應當定期集中把歸檔的電子業務檔案，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。
第三十二條 電子業務檔案歸檔推薦采用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
第三十三條 對以電子或者其他介質形式存在的業務宗卷，稅務師事務所應當采取適當措施保護信息的完整和不外泄。
第三十四條 業務檔案收進、補充、存放、移出、利用等情況，檔案保管員應當履行相關登記手續，并定期進行整理。
專職或兼職檔案管理員調動（離職）工作時，應當辦理好業務檔案交接手續方能調離（離職）。
第三十五條 稅務師事務所應當設置專用場所集中保管業務檔案宗卷，采取防火、防盜、防潮、防塵、防高溫、防污染、防有害生物、防失密等安全措施，確保檔案安全。
保管電子業務檔案的裝具要求有防變形、防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備。
第三十六條 稅務師事務所的業務檔案宗卷按照檔案管理要求，應當至少保存10年；重要業務檔案宗卷應永久保存，法律、行政法規另有規定的除外。
稅務師事務所不得在規定的保存期內對業務檔案進行轉讓、刪改或銷毀。
第三十七條 業務檔案的銷毀，必須根據業務檔案的保管期限以及有關規定確定。銷毀之前必須編造清冊，履行必要的報批手續后，可送往有關部門指定的銷毀中心進行銷毀。銷毀時應指定兩人以上進行監銷，監銷人員在銷毀清冊上簽字并留存。
第七章 業務檔案查閱
第三十八條 本稅務師事務所的工作人員因工作需要可以借閱業務檔案。借閱者必須遵循有關規定，履行必要的手續，不得涂損或轉借他人，閱后應當及時歸還。
檔案保管員應當認真檢查歸還的業務檔案有無遺失、涂損等現象。
第三十九條 因業務需要，并經委托人同意且辦理合法的授權手續，在下列情況下，可以要求查閱稅務師事務所的業務檔案宗卷：
（一）委托人更換了稅務師事務所；
（二）聯合開展涉稅專業服務；
（三）審查合并會計報表或匯總納稅報表和申請；
（四）稅務師事務所認為其它的合理情況。
稅務師事務所應當對要求查閱者提供適當的協助，根據業務檔案宗卷的內容及性質，決定是否允許查閱、復印、摘錄；查閱者誤用業務檔案的責任由其自行負責。
第四十條 稅務師事務所應建立涉稅專業服務業務檔案的保密制度。稅務師事務所及其涉稅服務人員應當對業務檔案中涉及的商業秘密及有關內容進行保密，未經委托人同意，不得向其他任何單位和個人泄露相關信息或提供調閱、查看。除下述情況外：
（一）稅務機關因行政執法檢查需要進行查閱的；
（二）涉稅專業服務監管部門和行業自律組織因檢查執業質量需要進行查閱的；
（三）法律、法規規定可以查閱的其他情形。
第八章 附 則
第四十一條 本指引自2022年1月1日起試行。
附件：1.稅務師行業檔案盒樣式
2.稅務師行業業務檔案宗卷封面樣式
